Kurze Vorstellung von Booked Scheduler

„Booked Scheduler“ ist eine Raum- und Ressourcen-Verwaltungs-Software. Wir setzen sie seit Kurzem in unserer Gemeinde ein. Eine Stärke der
Software ist, dass sie sehr weitgehend konfiguriert werden kann und man die Daten auch als Kalender via iCal in Kalender Programmen, mobilen Geräten etc. abonnieren kann, wenn man die Infos da (z.B. bei der Terminvereinbarung mit Gemeindemitgliedern) braucht.

Bei der Software können Räume und Ressourcen gruppiert und in Terminkalender eingetragen werden. Man kann zum Beispiel überlegen: Möchte ich alle Räume eines Hauses in einer Übersicht? Oder lieber alle Räume einer Gemeinde (unsere Variante)? Oder etwas ganz anderes? Beim Buchen einer Veranstaltung wählt man dann die Zeit und die zu belegenden Räume aus und fertig. Aus diesen Einträgen entstehen eine Übersicht, eine Auswertungsmöglichkeit, persönliche Kalender pro Benutzer, Kalender pro Ressource und mehr.

Benutzer können mit ganz unterschiedlichen Rechten angelegt werden. Da sind sehr viele Möglichkeiten gegeben. Beispielsweise auch „ich buche einen Sitzplatz bei einer Veranstaltung“ und „ich reserviere als Gast einen Raum“. Bei letzterem kann die Reservierung dann noch durch einen „Terminadministrator“ bestätigt werden.

Das sind nur ein paar der Möglichkeiten. In unserer Gemeinde halten wir es viel simpler: Uns war ein normaler digitaler Kalender für die Raumbelegung nicht ausreichend und zu unübersichtlich, also gibt es jetzt Booked in einer ganz einfachen Konfiguration. Dafür ist die digitale Variante nun so übersichtlich wie der zuvor ebenfalls geführte Papier-Kalender.

Für den Umstieg von einem digitalen Kalender habe ich ein kleines Tool geschrieben. Es hilft dabei, die bestehenden Daten, z.B. aus einem Google-Kalender, „in einem Rutsch“ konsistent nach Booked zu übertragen. Das funktioniert im iCal-/ics-Format und in drei Schritten: Google Export → durch den konfigurierten Konverter → Booked Import. Der Konverter kann so eingestellt werden, dass im Anschluss die Benutzernamen/eMail-Adressen und die Raumnamen mit der Konfiguration in Booked übereinstimmt. Dadurch erfolgt dann beim Import automatisch die richtige Zuordnung der Termine/Buchungen.

Zu Booked findet man auf der Webseite einige Informationen, es gibt da eine Live-Version zum Anschauen und auch Erklärvideos (Installation, Nutzung) auf YouTube.

Wir nutzen „Booked Scheduler“ (natürlich) nicht mit der in den USA gehosteten Cloud-Version, sondern mit einem professionellen Hoster in Deutschland.

Johannes Brakensiek

Johannes Brakensiek ist Vikar und lebt mit seiner Familie in Essen. Er ist überzeugt davon, dass Geben seliger ist als Nehmen. Deswegen setzt er freie Software ein und unterstützt freie und transparente Ressourcen, wo nur möglich.

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